介護の業界でもかなり浸透してきたグループウェアですが、チームウェルでは株式会社サイボウズが手がける「サイボウズOffice」を採用しています。開業当初から今ではもう無くなりましたが「サイボウズLive」という無料版からはじめて8年以上利用しています。

 

社内のペーパーレス化や業務効率化、そして社員同士のコミュニケーションツールとして重要なソフトウェアです。特に大切な機能は、「スケジュール管理」、「電話メモ」、「ファイル管理」そして「掲示板」でしょうか。スケジュール管理では社員のその日の行動予定がひと目で分かります。例えば何か会議や研修、イベントなどを計画する時にはみんなのその日のスケジュールを見ながら空いている日時に予定を入れます。電話メモは、導入以前は紙ベースで紛失もありましたが今はそれはなくなり、スマホに同期している社員なら外出先でも通知が来る仕組みです。ファイル管理では、各サービス事業所の申込書から役所等への申請書類、社内外のマニュアルまで「あれどこ行ったっけ?」などということがなくなりました。そして掲示板では全体に伝えたいメッセージ・報告や大切なニュースなどを書き込んでいます。

入社直後の社員は初めは心配なようですが、画面デザインも非常にシンプルな作りですぐに馴れるようです。

今では社内の情報共有ツールとして無くてはならない重要なアプリです。